Die Zukunft des B2B Onlinehandels: Beschaffungsplattformen und Omnichannel-Lösungen optimal nutzen

Warum der B2B Onlinehandel neue Lösungen braucht

Der B2B-Markt zeichnet sich durch besonders komplexe Abläufe, große Volumina und individuelle Anforderungen aus. Traditionelle, häufig manuelle Prozessketten stoßen in dieser Umgebung schnell an ihre Grenzen: Medienbrüche, langsame Bearbeitungen, Dateninkonsistenzen und fehlende Systemintegrationen wirken sich direkt negativ auf Effizienz und Kostenstrukturen aus. Genau hier setzt die Digitalisierung an: Beschaffungsplattformen und Omnichannel-Lösungen bündeln Akteure, Abläufe und Daten in Echtzeit. Sie ermöglichen es, Einkäufer, Lieferanten und Dienstleister digital und nahtlos zusammenzubringen – eine Grundvoraussetzung, um im wettbewerbsintensiven Markt nachhaltig erfolgreich zu agieren.

Vorteile von Beschaffungsplattformen im Überblick

• Zentrale Anlaufstelle für Einkäufe: Statt mühselig einzelne Lieferanten zu recherchieren und zu verwalten, finden Unternehmen über eine Beschaffungsplattform sämtliche relevanten Anbieter, Produkte und Dienstleistungen an nur einem Ort. Dies erleichtert nicht nur den Überblick, sondern ermöglicht den direkten Vergleich und spart wertvolle Zeit in der Beschaffung. Gleichzeitig lassen sich Einkaufsprozesse standardisieren und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation optimieren, da alle Nutzer auf dieselben Informationen und Tools zugreifen.

• Automatisiertes Bestellmanagement: Einer der größten Effizienzgewinne liegt in der Automatisierung wiederkehrender Bestellprozesse. Intelligente Workflows können dabei helfen, Bestellungen direkt aus dem System auszulösen, den Status fortlaufend zu überwachen und – falls nötig – Freigaben und Benachrichtigungen automatisch anzustoßen. Das Ergebnis: Fehlerquellen werden reduziert, Nachbestellungen erfolgen rechtzeitig und Transparenz in allen Prozessschritten ist gewährleistet, was die Arbeitsbelastung deutlich verringert.

• Nahtlose Integration mit Drittsystemen: Moderne Beschaffungsplattformen bieten standardisierte Schnittstellen zu ERP, PIM und Logistiksystemen. Diese ermöglichen es, alle relevanten Datenströme direkt zu synchronisieren – ob Artikeldaten, Lagerbestände oder Trackinginformationen. Werden Informationen zwischen Systemen ohne manuellen Eingriff ausgetauscht, sinkt die Fehleranfälligkeit, es entstehen keine Insellösungen, und Prozesse laufen kontinuierlich und aktuell ab.

• Höhere Preistransparenz und bessere Auswahl: Auf Beschaffungsplattformen lassen sich Angebote, Preise und Konditionen verschiedener Lieferanten unmittelbar vergleichen. Das führt zu einer besseren Ausgangslage bei Verhandlungen und erhöht die Kosteneffizienz. Unternehmen profitieren nicht nur von der Transparenz, sondern können auch strategisch alternative Bezugsquellen erschließen oder kurzfristig auf Veränderungen im Markt reagieren.

Omnichannel-Lösungen als Wettbewerbsvorteil

In modernen B2B-Geschäftsmodellen genügt es nicht mehr, nur einen einzelnen Verkaufskanal zu bedienen. Geschäftskunden informieren und bestellen heute flexibel über verschiedenste Touchpoints – vom klassischen Webshop über Marktplätze, persönliche Beratung und Servicepartner bis zur mobilen App. Eine echte Omnichannel-Strategie vernetzt all diese Kanäle und sorgt dafür, dass relevante Daten immer aktuell, konsistent und überall verfügbar sind.

• Konsistentes Produkterlebnis: Ware und Dienstleistungen sollten unabhängig vom Kontaktpunkt mit identischen Informationen, Preisen und Verfügbarkeiten dargestellt werden. Das steigert das Vertrauen bei Einkäufern, vereinfacht ihre Recherche und verhindert unangenehme Überraschungen nach einer Bestellung. Dazu ist ein zentral gepflegtes Datenmanagement erforderlich, das alle Kanäle effizient bedient.

• Nahtlose Customer Journey: Die Omnichannel-Integration bedeutet, dass der Kunde seinen Beschaffungsprozess nahtlos fortführen kann – unabhängig davon, wo er gestartet hat. Beginnt die Suche zum Beispiel per App und setzt sich auf dem Desktop fort, bleiben Warenkörbe erhalten, Angebote werden synchronisiert und auch nachgelagerte Prozesse (wie Bestellabwicklung und Service) laufen abgestimmt ab. Dieses Erlebnis erhöht die Zufriedenheit und Loyalität der Geschäftspartner spürbar.

• Zentrale Kundendatenhaltung: Alle Interaktionen, vom Erstkontakt bis zur wiederholten Bestellung, werden kanalunabhängig zentral erfasst. Das erlaubt es, Einkäuferverhalten ganzheitlich auszuwerten und künftige Prozesse und Angebote gezielt zu optimieren. Gleichzeitig werden Doubletten und Fehler in den Stammdaten minimiert, was nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern auch für Datenschutz und Compliance wichtig ist.

Herausforderungen – und wie man sie meistert

1. Integration in bestehende Systemlandschaften

Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Einführung von Beschaffungsplattformen und Omnichannel-Lösungen ist die Anbindung an die bestehende IT-Infrastruktur. Unternehmen verfügen meist über historisch gewachsene Systeme – beispielsweise für ERP-, PIM- oder Lagerverwaltung. Für eine erfolgreiche Integration empfiehlt sich, zunächst eine umfassende Bestandsaufnahme aller eingesetzten Systeme inklusive Schnittstellen durchzuführen. Danach gilt es, die eigenen Prozesse und Datenflüsse zu dokumentieren und ein Zielbild für die Zusammenarbeit zu entwickeln. Moderne Plattformen sollten flexible, standardisierte APIs bieten, um eine reibungslose Anbindung und einen nachhaltigen Betrieb zu ermöglichen. Auch eine entsprechende Ressourcen- und Zeitplanung für das Projektmanagement ist entscheidend, um Ausfälle und Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.

2. Automatisiertes Bestands- und Bestellmanagement

Die Einführung von Automatisierungstools im Bestands- und Bestellmanagement schafft Kapazitäten und reduziert Fehler. Besonders geeignet sind Systeme, die Regeln für die automatische Nachbestellung, Bestandsanpassung und Statusüberwachung bereitstellen. Für Unternehmen ist es wichtig, dass solche Regeln transparent und flexibel konfigurierbar sind: Mengenlimits, bestimmte Freigabeprozesse sowie automatische Benachrichtigungen können direkt auf die eigenen Workflows abgestimmt werden. Dies erleichtert die Steuerung des Beschaffungsprozesses und unterstützt die Mitarbeitenden dabei, sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren.

3. Usability und Akzeptanz

Der Erfolg jeder neuen Lösung steht und fällt mit ihrer Benutzerfreundlichkeit. Eine intuitive Bedienoberfläche, logische Menüführung sowie eine durchdachte Nutzerführung sind Pflicht – insbesondere, da im B2B Bereich nicht jede Nutzergruppe technikaffin ist. Ein klar strukturierter Onboarding-Prozess, der neue Nutzer in wenigen Schritten einführt und die Arbeitsweise transparent macht, beschleunigt die Akzeptanz im Unternehmen. Zudem sollten Feedbackkanäle geschaffen werden, um bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können und die Benutzerzufriedenheit dauerhaft hoch zu halten.

Praktische Tipps für die Umsetzung

• Klare Ziele und Prioritäten setzen: Vor dem Projektstart sollte das Unternehmen definieren, welche Ziele mit der Plattform erreicht werden sollen – beispielsweise die Reduzierung von Durchlaufzeiten oder die Senkung der Prozesskosten. Die Ausrichtung an eindeutigen Kennzahlen ermöglicht eine spätere Erfolgskontrolle und sorgt dafür, dass alle Maßnahmen gezielt auf den Unternehmenserfolg einzahlen.

• Stakeholder frühzeitig einbeziehen: Die Auswahl und Gestaltung einer neuen Plattform betrifft meist verschiedene Abteilungen – von IT über Einkauf bis hin zu Vertrieb und Buchhaltung. Eine frühzeitige Einbindung aller Beteiligten sichert die Akzeptanz und das notwendige Wissen im Unternehmen. Nur wer die Bedürfnisse aller Nutzergruppen versteht, kann die Plattform optimal konfigurieren und erfolgreich einführen.

• Reale Workflows testen: Nach der Implementierung empfiehlt sich, sämtliche Workflows unter realistischen Bedingungen zu testen. Dies betrifft zum Beispiel die Durchlaufzeiten von Bestellungen, die Reaktionsfähigkeit bei Ausfällen sowie die Bedienbarkeit in der Praxis. Schwachstellen lassen sich so frühzeitig identifizieren und gezielt optimieren, bevor der Echtbetrieb startet.

• Sicherheit und DSGVO-Konformität gewährleisten: Bei der Auswahl und Nutzung von Plattformen im B2B-Umfeld sind Datensicherheit und der Schutz personenbezogener Daten von zentraler Bedeutung. Vorsichtige Prüfung der Anbieter, klare Vereinbarungen zur Datenverarbeitung und regelmäßige Updates sind essenziell, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

• Modular und skalierbar denken: Wähle eine Plattform, die modular aufgebaut und flexibel erweiterbar ist ("Click-and-Play"). Damit ist sichergestellt, dass neue Funktionen, Partner oder Geschäftsmodelle ohne umfassende Systemwechsel integriert werden können. So bleibt das Unternehmen auch bei steigenden Anforderungen und Wachstum agil und handlungsfähig.